「もっと効率よく仕事できたらいいのに…」
「結局、資料づくりや文書のたたき台って全部自分…」
そんな事務職の皆さん、生成AI（ChatGPT）を「使える秘書」として味方につけてみませんか？
今回は、事務の現場でChatGPTがどのように使えるのか、実際の活用法を10個ご紹介します！
【現役医療秘書】
- 医療秘書歴17年
- 病院長秘書
- 秘書検定準１級
- 医科医療事務管理士
1. 社内外メール文のドラフト作成
件名、宛名、文末の敬語…意外と時間を取られるメール文。
ChatGPTに「お礼メールを書いて」と頼めば、ベース文がすぐ完成！
プロンプト例：
「先日の打ち合わせのお礼メールを、丁寧な表現で作成してください。」
2. 議事録の要約・清書
会議メモや録音データのメモをChatGPTに読みやすく整形してもらえば、議事録作成の時短に。
重要点の抜き出しや、箇条書き化もお手のもの。
3. 資料のたたき台作成（提案書・報告書など）
内容がまだぼんやりしている段階でも、「〜の提案書の骨子を作って」と頼めばOK。
空白を埋めていく感覚で資料作成が進みます。
4. スケジュール調整メールのテンプレ作成
気を使う文面も、ChatGPTなら候補日を入れるだけで自然な文章に整えてくれます。
プロンプト例：
「来週のスケジュール調整メールを作成してください。候補日は〇日、〇日、〇日です。」
5. 社内マニュアルの下書き
何かと増えがちな業務マニュアルも、作成のベースをChatGPTで。
ルールや手順を箇条書きで伝えると、わかりやすい形に整えてくれます。
6. エクセル関数や書式の説明文生成
「VLOOKUPを社内向けに簡単に説明したい」そんな時もお任せ。
ChatGPTは難しい言葉を噛み砕いて説明してくれます。
7. 社内のお知らせ文・掲示文の作成
「冷蔵庫の中をきれいにしましょう」など、ちょっとした掲示も、丁寧＆柔らかく整えてくれます。
プロンプト例：
「冷蔵庫整理のお知らせを、やさしいトーンで社内掲示用に書いてください。」
8. アイデア出し（イベント・福利厚生）
社内レクや季節行事の案を出すときにも便利。
テーマや予算を伝えれば、いくつも案を出してくれます。
9. 社内報やチーム便りの原稿作成補助
ネタ出しや、堅苦しくない文章づくりが苦手な人にもおすすめ。
ChatGPTは「人に話すような文章」も得意です。
10. よくある質問（FAQ）の整理
問い合わせが多い内容を箇条書きで渡せば、FAQ形式に整えてくれます。
社内ナレッジの共有にも◎！
ChatGPTを使ううえでの注意点
- 社外秘情報は絶対に入力しない
- 文面の最終チェックは必ず人間が行う
- 曖昧な指示では意図通りに出力されないため、具体的に伝えるのがコツ！
まとめ：ChatGPTは「AI秘書」、使わない手はない！
ChatGPTは「自分の分身」ではなく、「頼れる部下」のような存在。
上手に指示を出せば、驚くほど仕事がスムーズになります。
事務の仕事は「人の支えになる仕事」。
だからこそ、自分もAIにちょっと支えてもらいながら、もっと心に余裕をもって働ける時代にしていきましょう！