「秘書の採用」は、多くの事業主さんにとって悩みの種ですよね。
優秀な秘書を採用することは、ビジネスの成否に大きく影響するため、
慎重に選ばなくてはいけません。
この記事では、秘書の採用に必要なポイント、失敗しない採用基準など、
成功・失敗事例も合わせながら紹介していきます！
- 秘書歴15年
- 秘書検定凖１級を取得
- 秘書業務に加え、広報部門（企業PR、採用関連）、ハラスメント部門を担当
- 二人の子どもを持つワーキングマザー
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秘書に求めるスキル
秘書の役割と業務内容について
秘書は、経営者や重役などの管理職をサポートする重要な役割を担っています。
業務内容としては、
- スケジュール管理
- 会議資料の作成
- 電話対応
- 来客対応
さらに、機密情報の取り扱いや業務の効率化・円滑化など、多岐にわたる業務をこなすことが求められます。
秘書の採用に求められる能力やスキルとは？
秘書に求められる能力やスキルには、
- コミュニケーション能力
- 問題解決能力
- 組織を理解する力
- 協調性
などが挙げられます。
また、エクセルやワードなどの扱いにも熟練していることが求められます。
経営者や重役に対する敬意や信頼関係を築くためにも、高いマナーや礼儀作法も重要なスキルとなります。
秘書の採用にあたってのプロセスとは？
秘書の採用プロセスには、
などがあります。
面接では、応募者のコミュニケーション能力や人物像、志望動機などを評価します。
また、業務実務テストでは、実際に秘書業務を行うことで、応募者の業務遂行能力やスキルを評価することができます。
優秀な秘書を採用するためのポイントは？
では、優秀な秘書を採用するためには、面接でどのようなことを確認すれば良いでのでしょうか？
面接で重視すべきポイントは？
秘書の採用において、面接で重視すべきポイントは以下の通りです。
- コミュニケーション能力
-
上司や同僚とのコミュニケーションが多いため、面接の際には、質問に対して明確かつ丁寧な回答ができるかを確認する必要があります。
- 職務経験
-
秘書経験があるか、どのような実務経験をしてきたか、面接で過去の職務経験について掘り下げることが必要です。
- スキルや知識
-
オフィススキルやビジネスマナーなどのスキルや知識を持っているかどうかを確認することが必要です。
- マルチタスク能力
-
業務を同時にこなす能力が必要なため、臨機応変に対応できる人かどうかを見極めます。
採用後の育成・定着に必要なポイントは？
採用後、「こんなはずじゃなかった」とお互いに嫌な思いをしないためには、
入社したあとの育成が必要です。
定着させるために必要なポイントは以下の通りです。
- 指導体制の整備
-
新入社員や未経験者には、業務内容やルールをしっかりと指導する必要があります。
- 定期的なフィードバック
-
業務内容や改善点など、状況に応じてフィードバックすることで成長が見込まれます。
オンライン面接での注意点
現在、リモートワークが一般的になっているため、秘書もオフィスに常駐する必要がなくなり、
リモートワークでの採用も増えてきています。
そのため、オンラインでの面接やコミュニケーション能力の確認が重要となります。
リアル面接にはないひと工夫を
- ツールの使い方に慣れていない人もいるため、事前にテストを行いトラブルの回避に努める
- ビデオ通話での仕事に問題がないか、服装や話し方にも注意し、第一印象を確認する。
- 対面での面接に比べて緊張感がないため、積極的に質問を投げかけることが必要
声がハキハキして聞き取りやすいか、明るい表情をしているか、なども重要なポイントです。
成功事例と失敗事例
ある企業の成功事例
ある企業において、秘書の採用に成功した事例を以下に示します。
この企業では、秘書として働く人材には、以下のようなスキルや資質を求めていました。
- 高いコミュニケーション能力
- パソコンスキルや文書作成能力
- 誠実であること
- 業務経験があること
- 責任感が強いこと
求める人材像を明確にしていたため、応募者からは上記のスキルや資質を備えた人材が多数集まりました。
採用後は上司や同僚と円滑にコミュニケーションを取ることができました。
また、パソコンスキルや文書作成能力も高く、秘書業務に必要な文書を迅速かつ正確に作成することができました。
さらに、誠実で責任感が強いことが発揮され、上司や同僚からの信頼を得ることができました。
このように、求める人材像を明確にし、面接で応募者のスキルや資質を見極めることができたため、秘書の採用に成功した事例です。
ある企業の失敗事例
一方、失敗した事例としては、以下のようなものが考えられます。
- 業務経験を重視しすぎた例
- 面接での印象に惑わされた例
簡単に解説します。
- 業務経験を重視しすぎた例
-
秘書業務は、業務経験を積むことでスキルアップすることができますが、必ずしも業務経験が必要というわけではありません。
そのため、採用時に業務経験を重視しすぎた結果、誠実性やコミュニケーション能力に欠ける人材を採用してしまい、上司や同僚とのコミュニケーションに問題が生じたり、ミスが相次いだりしてしまいました。
- 面接での印象に惑わされた例
-
面接では、応募者の印象やキャリアプランなどに惑わされてしまい、実際の業務には適さない人材を採用してしまうことがあります。
たとえば、面接での印象がよく、話し上手であったために採用したものの、実際の業務では忍耐力に欠けることが判明し、トラブルが発生した事例があります。
このように、秘書の採用に成功するためには、業務に必要なスキルや知識だけでなく、
コミュニケーション能力や忍耐力などの人間的な要素も重視し、面接や課題などで総合的に判断することが重要です。
また、採用後には、適切な指導や研修プログラムを提供し、サポートすることも大切です。
まとめ
秘書の採用におけるポイントを紹介しました。
秘書の採用には、業務内容や求める能力・スキルなど、様々なポイントがあります。
また、求める人材像とのマッチングや優秀な人材の確保など、課題もあります。
これらの課題を克服するために、求人票の明確化や広告宣伝など、様々なアプローチが必要です。
成功事例を参考にしながら、良きアシスタントを見つけてみてください！
Q&A
- 秘書の採用において、どのようなスキルが重要ですか？
-
秘書に求められるスキルは多岐にわたりますが、コミュニケーション能力や、PCスキル、組織力、時間管理力などが重要視されます。加えて忍耐力も必要です。
- 外国人秘書を採用する場合、どのようなポイントに注意すればよいですか？
-
外国人秘書を採用する場合、言葉の壁や文化の違いに配慮することが必要です。翻訳アプリを使ったり、宗教の理解なども必要です。
- リモートワーク時代における秘書の採用について、どのような対応策がありますか？
-
リモートワーク時代においては、コミュニケーション能力や自己管理能力が重要となります。また、オンライン面接やツールを用いたテストなどを導入することで、優秀な人材を確保できるでしょう。
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