昔の私秘書として働いているけど、社内の人とあまり仲良くできていないなぁ。
他の部署との関わり方がよく分からない・・・
そんな悩みを解決します。
秘書という仕事は、孤独になりがちです。
なぜなら、偉い人の下についていることで、敬遠されることがあるからです。
秘書は、自分の上司をサポートするだけの仕事ではありません。
同じ職場で働く以上、「チームワーク」が必要です。
それでは、秘書が心掛けるチームワークって、どんなことに気をつければ良いのでしょうか？
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秘書って孤独なんです
秘書という仕事は、誰とでもざっくばらんに話ができるという立場ではありません。
会社の機密事項をたくさん知っていて、社内でポロッと話してしまうということにもなりかねないからです。
なので、他部署との人間関係は構築しづらいのが現実です。
周りの人からもバリアを張られているような・・・
だけど、このままでは仕事も楽しくありません。
私が実践した、「バリア剥がし」をお伝えしたいと思います。
人間関係のコツ！他部署の人と話すときは、より丁寧に
他部署へ何かお願いすることがあります。
そんな時は、ぞんざいに依頼してしまうと、上司の顔に泥を塗ることになります。
上司と話す話し方よりも、もっと丁寧にすることが重要です。
腰を低〜くして・・・
私は役員秘書なので、職場のほとんどの人が私の上司の部下になります。
しかし、お願い事をするときは、たとえ年下でも、私の方が役職が上でも、
腰を低くし丁寧にお願いすることを心がけています。
人間関係の鉄則。秘書も「チームワーカー」です
忘れてはならないことは、秘書も「チームワーカー」であることです。
個人付きの秘書だから、上司が評価者だから、
「上司さえ良ければいい」と言う考え方はタブーです。
いくら仕事ができたとしても、周りの社員あっての自分です。
助けてもらいながら仕事をしていることを忘れずに、
上司以外の人のことも見ながら動きましょう。
人間関係に亀裂！？上司に尽くしすぎない
あるバレンタインの日。
私は、3人の上司にささやかなチョコレートを用意しました。
当日の朝、朝礼が始まる前に、ある部署の女性が、「バレンタインです〜」と言い、
まぁまぁ大きめのお品を役員に渡していました。
「今年は奮発しましたぁ」と。
これ、周りの女性陣とのバランスが取れていませんよね。
上層部に尽くすのも自由ですが、周りとのバランスも注視するべきです。
上司が喜ぶだろうと、自費でペットボトルのお茶を買ってきたり、
加湿器をセッティングしたり。歪んだネクタイまで直して。
もし、その人が異動となった場合、後任の方がたいへん困りますよね。
皆、同じようにはできません。なんでも「やりすぎ」は良くないのです。
上司が何も言わないから大丈夫？！
いえいえ、同僚や他の社員は、秘書を通してその上司を見ています。
上司の意向を通そうと、他の人に無茶なお願いをしたり、勝手に予定を決めたりすると、
いくら上司のためとは言え、他の人たちに我慢をさせることになってしまいます。
上司が、無茶を言わせていると思われるかもしれません。
このような業務の進め方をしていては、
いざというときに、誰も助けてくれなくなります。
ある会議に上司が出席できなくなりました。
日程を変更するように言われたので、会議メンバーに、別日にして欲しいことと候補日を伝えました。
会議メンバーは大きく落胆。怒りさえ私にぶつけてきました。
実はその会議は、何度も日程変更した上での会議だったのです。
上司が忙しいのは仕方のないこととして、私がもっと丁重にお願いするべきでした。
こうしたら人間関係が上手くいく！関係別の対応法
では具体的に、どのようなことに気を使えば良いのでしょうか？
社内のあらゆるシーンでの対応法をまとめてみました。
上司の上役への対応
- 上役から仕事の指示を受けたら、とりあえず引き受ける。その後上司に報告し、その後の指示を受ける。
上司の同僚への対応
- 上司との仲が良くても悪くても、通常通り接する。
- 上役以外の指示は、自分で完結できる仕事は快く引き受ける。
- 商談の結果などを聞かれたら、「詳しいことは分からない」と伝える。
- 上司への批判を言われた場合は、話題をさりげなく仕事の方に向ける。
秘書である私は、社内のあらゆる人事を認識しています。
ある社員が異動になることが決定したとき、
どこからともなく流れる噂を聞きつけ・・・
「〇〇さん、異動でしょ？いつ頃？」と聞かれるのは日常茶飯事。
そんなときは迷わず「そうなんですか？何も聞いてませんよ！」とだけ言います。
上司の部下への対応
- 上司の部下がミスをしたときに「注意しておくように」と言われたら、自分の言葉でやんわり伝える。
- 上司への批判は、同調したり反論したりしない。
- 部下から上司へのお願いがあっても、軽く引き受けない。上司に対して自分が影響力を持っているかのように振る舞わない。
「いいよ、私が上に言っておいてあげる」と軽く引き受けると、後でダメだった場合に信用がなくなります。
私の職場では、受付係が郵便物を社内各部署の専用ボックスへ配布します。
ある日上司が、速達の郵便物がすぐに手元に来ないことを、
「受付係に注意しておいてくれ」と私に言いました。
私は、「上司がこう言っていたから注意してくださいね」とは言わず、
「速達の郵便物はボックスに入れず、私に直接渡してもらって良いですか〜？」（やんわりと、にっこりと）
と言いました。
「上司が言っていた」というと、受付係は「上司に怒られた」と萎縮する可能性があるからです。
同僚への対応
- 人事情報など、うっかり機密を漏らさない。「知らない」ということが一番良い。
- 誰とでも気軽に話す。挨拶は欠かさない。反感を買う態度は取らない。
- 常に謙虚で、優越感を持っていると思わせない。
入社してからずっと、私は「謙虚」を心がけています。年上でも年下でも同じ。プライベートな話もしますよ。
人間関係を円滑にするコミュニケーション術（秘書として）
秘書としてのコミュニケーション術を、私の体験談を交えながらお伝えしました。
- 他部署の人と話すときは、より丁寧に
- 秘書もチームワーカーです
- 上司に尽しすぎない
- 「上司の意向が通ればそれでいい」は間違い
- 上手くいく、関係別の対処法
秘書の仕事は、人一倍気を使います。
上司が理不尽すぎて涙を流したことも・・・
そんなときでも、心の支えになったのは他部署のメンバーでした。
上司とのパイプ役をしっかり果たしつつ、守秘義務も守りつつ、他部署からの信頼も勝ち取りましょう。
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