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読者さま秘書の仕事内容を知りたい！
やってみたいけど、他の事務職と何が違うの？
かりん秘書ひとことで言うと、「上司が仕事をしやすいようにサポートする仕事」。
総務でも人事でも経理でもなく、秘書に必要な能力は「サポート力」です。
秘書ってどんな仕事？と聞かれることがよくありますので、まとめてみました。
上司の身の回りのお世話から、来客対応、日程管理、書類管理など、多岐にわたりますが、やりがいのある仕事です。
「秘書の仕事やってみたいなぁ」
「私、秘書に向いているのかなぁ」
と思っている方、私の体験談も書いていますので、ぜひ読んでみてください。
- 秘書歴15年
- 秘書検定凖１級を取得
- 秘書業務に加え、広報部門（企業PR、採用関連）、ハラスメント部門を担当
- 二人の子どもを持つワーキングマザー
秘書の仕事はなぜ30代〜40代におすすめなのか
それはズバリ、たくさんの人生経験をしているからです。
秘書の仕事は、社会の荒波みに立ち向かった偉い方々のサポートをする仕事です。
若すぎるよりは、ある程度人生経験をしてきた女性が秘書に向いていると思うからです。
なぜおすすめなのか
今あなたは何歳ですか？30歳を過ぎていたら、以下のことが若いころより身についていると思いませんか？
- 柔軟性
- 忍耐力
- 社会情勢に興味を持つ
これらが身についてくるのはやはり少しお歳を召してから。
年上の人と話が合わせられるのも、これぐらいの歳になってからですよね。
無理をしなくても、自然に話ができるようになると、秘書の仕事もラクになってきます。
実際、私は20代のころはまだまだ幼くて、世界や日本で起きていること、政治のことなど、全く興味がありませんでした。
秘書の仕事に就いたのは32歳のときでしたが、それでも当初は「県知事は知っていても市長は分からない」ほどのゆる秘書でしたから・・・（笑）
もちろん、しっかりした20代の方もおられると思いますので、あくまで私の考えですが・・・
それでは、実際の秘書の仕事内容を見ていきましょう。
秘書の業務内容① 自分で判断する仕事
秘書の業務内容には、指示される仕事と自分で判断する仕事があります。
まずは、「自分で判断すべき仕事」を見ていきましょう。
上司の身の回りの世話
上司が仕事に専念できるように、秘書は上司の身の回りの雑務を引き受けます。
上司の私的な用事でも快く引き受けます。
- 車の手配（いつでも配車できるよう、運転手との連絡は密にしておく）
- お茶や食事の手配（仕事の合間や会議などで、上司の好みの飲み物を準備する）
- 嗜好品、常備品の購入
- 上司の健康状態への配慮
- 上司の私的交際に関する事務（同窓会の連絡など）
一般事務をしている方から見れば、驚かれるかもしれませんね。
秘書は上司の私的な用事もお手伝いします。
私的な用事は意外にたくさんあります。
こんなこともやりました。
- 自宅までの送迎
- 受診の付き添い
- 買い物同行
- 上司の同窓会同行
- 奥様への荷物お届け
初代の直属上司は80代でしたので、付き添いが多かったですね。
現在の上司に代わってから私的な用事はほぼなくなりました。
日程管理
上司の仕事がスムーズに運ぶように行動予定を管理します。
- 面会予約のお客様取り次ぎ
- 予定表の作成記入
- 予定の変更に伴う調整
- 上司への予定確認
- 関係先へ連絡
よくある失敗は二重予約。スケジュールをこまめにチェックしていないのが原因です。スケジュールはタイムリーに入ってきますので、アポイントを取ったらすぐに予定表に入力。私は何度もこれで失敗しています・・・
かりんあとは、上司の体調も考慮し、過密スケジュールにならないようにしますよ。休憩時間はしっかり取ってもらいましょう。
来客対応
来客者への対応は、上司とその方との関係を構築する重要な仕事です。
責任をもって対応しましょう。
- 来客の受付と案内
- お茶の用意
- 来客の見送り
お茶出しが多い、この仕事。初めのころは緊張もしますし、よく失敗しました。
来客が決まったときに、以下のようなことも確認しておくといいですね。
- 来客人数（お茶はいくつご用意すればよろしいでしょうか？）
- 社内の同席者（部長もお呼びしましょうか？）
- 用意する資料（先にコピーしておくものはありますか？）
電話応対
電話は声だけの対応となるため、特に注意が必要です。
聞き違いがないよう、上司に正確に情報を伝えます、
- 上司宛にかかってくる電話の対応
- 上司がかける電話の取り次ぎ
- 上司不在中の電話応対と報告（電話があったことや伝言を報告する）
折り返しの電話が必要な場合は、常連の相手先でも電話番号は必ずメモに書いて上司に渡します。上司が電話番号を探す手間が省けますね。
会議・会合の準備
会議の準備も秘書の仕事の大きな役割です。
- 会議のお知らせ（社内の場合はメールで、社外の場合は郵送またはメールで）
- 会議に必要な資料の作成、送付
- 会議室の手配と準備（ホテルなど外部の場合もあり）
- 参加者の受付と資料の配布
- お茶の準備
- 議事録の作成
会議に関する失敗談はリストアップできるぐらいたくさんあります。
- 会議室の冷暖房を早めにつけるのを忘れた
- 会議室の予約を取るのを忘れた
- プロジェクターの準備に手間取り、開始時刻が迫って焦った
- 資料の必要人数を間違え、会議途中でコピーを取りに行くハメに・・
- 議事録を作成しないといけないのに、録音の電池が途中で切れた
などなど、、
交際
上司は冠婚葬祭に出席することも多いです。
交際について正しい知識を持ち、適切な対応をします。
- 冠婚葬祭に関する事務（祝電や弔電の手配、祝儀や香典の準備 など）
- お中元、お歳暮などの贈答品手配や礼状の郵送
お中元やお歳暮の手配は、年間を通して同じ時期に行うため、私は、新年のカレンダーが配られたときに、
7月の初めに「お中元発注」、11月の初めに「お歳暮発注」
と、忘れないように書き入れます。
出張
出張に持って行く資料の準備のほか、
宿泊の手配や交通機関の手配も秘書の仕事です。
- 資料や書類などの準備
- 宿泊施設や交通機関の手配
- 関係先との連絡、調整
- 旅費関係の経理事務
文書事務
目的に応じた文書が作成できるように、
日頃から文書作成はマスターしておく必要があります。
- 社内文書や社外文書の作成
- 文書の受信、発信
- 文書や資料の整理と保管
私は恥ずかしながら、この仕事に就くまではほとんどパソコンを触ったことがありませんでした。
面接のときに初めて、USBフラッシュメモリーの使い方を知りました。
今思えば、これでよく面接が通過できたなぁと思います。
それでも長年経てば、さすがにそれなりにできるようになりました。
あとは、誰かに文書を貸し出したときは、いつ・誰に・何を渡したかメモしておきましょう。
時間が経つと忘れてしまいがちなので・・・
「自分がなくしたかも！」と焦ってしまったことがたくさんあります。
環境整備
秘書は、上司の部屋や応接室を清潔に保つよう管理します。
- 清掃や整理整頓
- 換気や温度、照明の調節
- 備品や事務用品の補充と整理
いつも気持ちよく仕事ができるように努めています。
秘書の業務内容② 上司に指示を仰ぐ仕事
予定外の来客
上司宛てに、アポイントなしでの来客も多々あります。
予約がないからといって勝手に断らず、適切に対応します。
- 来客に緊急度を確認する
- 上司に取り次ぎ、面会するかどうかの判断を仰ぐ
- 上司不在の場合は、代理の者で良いか、改めてこちらから連絡するか意向を聞く
私の上司（医師）が出張中、受付に予定外のご家族が来院しました。
その方は、今日どうしても主治医である上司に面会したいとのこと。
受付係が、どうしたら良いか私に尋ねてきました。
この時間は上司は電話に出られない時間・・・考えた末、ショートメッセージを送ることに。
ダメ元で送りましたが、すぐに返信が届き、戻る時間を伝えるようにとのこと。
上司も大事な話があったようで、「連絡をもらって助かった」と感謝してくれました。
上司の急な出張
上司がいつ急な出張があっても対応できるようにしておきます。
- 出張が決まったら、その間に入れていたスケジュールの変更を調整します
- 留守中の上司への用件は、緊急度・重要度などを考慮し、状況に応じて判断します。
予定の変更は、「上司の急な出張により・・・」と、丁重に謝り、変更をお願いします。
上司に人事異動があった場合の手続き
部署の異動、昇格などを、社外の関係者にお知らせする場合があります。
上司の指示を仰ぎ、文書作成をします。
- 専門業者に印刷を依頼
- 発送先リストの作成
- 異動日に間に合うよう、お知らせを発送
期限のある仕事なので、異動が決まり次第すぐに取り掛かります。もたもたしていたら、私のように3月末で大慌てすることになります（笑）
予定外の仕事
秘書は上司が指示するさまざまな仕事を処理していかなければなりません。
臨機応変に対応できるよう、どんな仕事でも前向きに引き受けます。
かりんこれが秘書にとって、一番必要な資質かもしれませんね。
秘書の業務内容！私の1日のルーティーン
出勤したら、まずポットにコーヒーをつくります。
上司と本日の予定をすり合わせます。
部署で朝礼を行います。上司の本日の予定などをここで報告します。
メールチェックや上司宛ての郵便物の振り分け、会議の準備を行います。
会議室に資料を並べ、ノートパソコン、レコーダーを持って会議室へ。
会議中にある程度作り上げますが、清書します。
食堂利用またはお弁当持参です。上司も同じです。
午後からのコーヒーを準備します。午後からの会議に備えて資料の準備をします。
日によって、会議があったり来客があったりします。お茶出しや資料の準備をします。
上司不在の場合は、代理で対応することも。
また、他部署との打ち合わせにも出席します。
翌日の予定を整理し、上司に報告します。不在の場合はメールで伝えます。
ざっとこんな感じです。残業はありません。
秘書の業務内容 まとめ
秘書の仕事は思ったより大変だと思われたでしょうか？
私は入社当時、本当に何もできませんでした。
しかし年月が経ち、色々経験していく中で「空気を読む」「段取りよく仕事をする」ことが、自然と身について行ったのではと思います。
秘書業務は、本当に多岐に渡ります。だからこそ、「どこにいっても恥ずかしくない」仕事ができるようになるのが、秘書の醍醐味ではないでしょうか。度胸もつきますしね（笑）
そして、まだまだこれからの人生。経験豊富な上司からたくさんの情報や知識が得られますよ。
30代〜40代で転職を考えている人にはぜひおすすめしたい仕事です。
