上司の医師から、急な会議が入ったので予定していた面談の日程を変更するように言われた。どうしよう！
かりんまずはお詫びしましょう。
そして、「急な会議」は内部事情なので言わなくていいですよ。
「急な用事で」と言っておきましょう。
医師のスケジュール管理は医療秘書の仕事の中でも特に重要な仕事です。
日程を入れる場合は、上司である医師の意向に沿って決めるのが基本ですが、
それにプラスアルファして、医師の健康状態や忙しさも考慮しながら日程を作成するのがポイントです。
この記事を読むと、
- 医師の意向に沿ったスケジュール管理
- 医師が効率的に動けるようになるスケジュール管理
- 自分で判断できる範囲のスケジュール管理
このようなコツが分かります。
今すぐ使えるポイントを紹介しますので、スケジュール管理が難しい！と悩んでいるあなたにおすすめの記事です。
ぜひ最後まで読んでみてくださいね！
〇〇の直前食後は何も入れない
出社直後や退社直前
出社直後は、今日の予定を確認したり、一日の考えをまとめる時間として必要です。
ここに予定を入れると慌ただしくなり、一日のバランスが崩れてしまいます。
かりん私の上司は朝一番に急な診察が入ることが多いです。
なので、来客予定は10時以降にしています。
会議や打ち合わせの直前直後
会議直前に来客の予定などを入れると、そのことが頭に残り、次の会議に集中できません。
また、会議の準備や考えをまとめる時間もなくなります。
昼食時間の直前直後
昼食後は医師としても少しはゆっくりしたいところ。
来客予定や打ち合わせは入れないようにします。
部下からのちょっとした報告事項なら、代わりに私が聞いておくこともありますよ。
面談の直前直後
面談は、予定時間より長引くことが多いので、直後には予定を入れないようにしています。
また、面談についての準備もありますので、直前の来客も避けています。
出張・外出の直前直後
出張の直前直後は
出張前は事前に準備したり連絡することが多く慌ただしくしています。
また出張直後は事後処理で忙しく、上司も疲れています。
外出の直前直後
外出直前に予定を入れると、外出時間が来たら話を中断せざるを得ません。
また、外出から帰る時間が遅くなる可能性もあります。
仕事が立て込んでいるとき
来客や面談がなくても、他の仕事をたくさん抱えているときは予定を入れないようにしています。
様子を見ながら、そろそろ大丈夫かなという頃に、医師の確認後、予定を入れます。
日頃から、上司がどのくらいの仕事を抱えているか把握しておきましょう。
上司の体調が悪いとき
体調が悪そうだなと思ったときは、その日はあまり予定を入れないようにしています。
私の範囲内で出来る仕事をし、場合によっては上司の仕事も手伝います。
かりん「お薬は飲みましたか？」
「お水をご用意しましょうか？」
などのお声かけも忘れずに。
ゆとりを持たせたスケジュール管理を
いくらたくさん予定があっても、めいいっぱい予定を入れることは避けます。
が高齢ならもちろんですが、予想外なことが起こる場合もあります。
例えばこんな事態が・・・
- 出先で車の渋滞や電車の遅延があるかも
- 会議や面談が長引くかも
- 医師が頭の整理をする時間がなくなるかも
- 忙しすぎて医師が体調を壊すかも
意外とよくあることなので、日程はゆとりを持って組みましょう。
スケジュール管理は優先順位を考える
スケジュール管理は、まずどの用事を優先させるかがポイントです。
どちらの方が優先順位は高いでしょうか？
- 臨時会議
- 急な来客
基本的には、
- 臨時会議
です。
臨時に会議するということは、急いて決定を要する事項が発生したときです。
急な来客に対しては用件を聞き、臨時会議を超えるような重大な内容だと思われる場合のみ医師に確認し、指示を仰ぎます。
それ以外は、会議が終わるまで待ってもらうようにします。
このように、それぞれの職場での優先順位を考えながら予定を組み立てましょう。
間違えやすい優先順位
今度は、つい優先してしまいがちな予定です。
- 医師の私的な用事
- 出席予定の会議や行事
- 医師が外出先で決めてきた予定
- 予定がある日に入った急な用件
これらは、「優先しなくては」と間違えてしまいやすい用件です。
勝手に優先することがないよう、医師に確認し決定してもらいましょう。
予定変更をスムーズにするコツ
面会予約をしていても、双方どちらかの都合により中止や延期になる場合もあります。
そのようなとき、どうしたらスムーズに予定変更ができるでしょうか。
- 医師と相談しながら、こちらの都合の良い変更日をいくつか決めておく。
- 先方に連絡し、「急な用事が入ってしまい、申し訳ございません」と詫びる。
- 先方の都合の良い日を聞き、こちらの都合と合えばその時点で決定してしまう。
- こちらの候補日と合わなければ、改めて連絡すると言い一旦保留する。
- 医師に早めに相談し、先方の都合に合うよう日程を決め、再度連絡する。
日程変更の理由としては、細かいことは言わないようにしましょう。
「急な会議」や「急な来客」は、内部の事情を知らせてしまっています。
「急な用事で」だけで十分です。
- 上司の意向に従って先方と新しい予定を決める。
何にでも共通して言えることですが、
次に起こることを想像して準備をしておくことで、スムーズな仕事ができますね！
まとめ
今回は、医師が働きやすくなるスケジュール管理のコツを紹介しました。
多忙な医師のスケジュール管理はとても複雑です。
先方の感情を読み取ったり、社内との調和も必要です。
ポイントをまとめると、
- 何かの予定の直前直後に予定を入れない
- ゆとりのあるスケジュールを組み立てる
- 優先順位を考える
- 予定を変更する場合は次の候補日を先に決めておく
相手（医師）のことを考えながらスケジュールを組むと、自然と医師思いのスケジュールになっていきますよ！
ぜひ参考にしてみてくださいね。