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CC宛名や返信で悩まない!ビジネスメールのマナー基本

ビジネスメール CC宛名 CC返信
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読者さま

取引先にメールをしようと思うんだけど、この書き方で合ってるのかな?
ビジネスメールとプライベートのメールは違うよねぇ・・・

ビジネスにおいてのメールマナーとルールについてまとめました。

取引先に対して恥ずかしくないメールマナーを見直しましょう。

目次

ビジネスメールにはたくさんの注意点がある

基本的なメールのマナー

メールはとても便利なツールですが、注意しなければならない点もあります。

送信メールは取り消すことができない

送信した後に「あ!間違えた!」と思っても、送信後は手遅れです。

もし間違っていたことに気づいたら、その時点で訂正文を送信しておきます。

何度もしてしまうと信頼がなくなってしまいますので要注意です。

送信メールが大量のメールに埋もれてしまう

送信先に読んでもらえるよう、件名に工夫が必要です。

件名だけで内容がほぼ分かるようにしておくことで、

見逃しを防いでくれます。

件名に会社名や名前のみ入れているメールを見かけますが、内容が分かる方が親切だなぁと思います。

重要な情報が漏れる可能性がある

送信先を間違えて大事な情報を漏らしてしまうこともあります。

考えただけで恐ろしいですよね。

重要な資料を添付するときはパスワードをつけて、

別メールでパスワードのみ送信することをおすすめします。

word、Excelにパスワードをつける設定はこちら

詫び状などはメールは適さない

詫び状や始末書など、誠意を見せなければならないときは、

メールでは相手に伝わりにくいのでおすすめできません。

きっちり文章を作って、できれば直接お持ちしましょう。

報告書などはメールで良いか取引先に確認

取引先によっては、毎月報告書(レポート)を持ってきて欲しいと言われるところもあります。

初めからメールで送りつけることのないよう、

送信したい場合は前もって確認しておくことを忘れずに。

ビジネスメールのマナーとルール

基本的なメールのマナー

日常使っているメールでも、私が心がけていることをまとめてみました。

初めてのメールは自己紹介する

面識のない人に初めて送るときは、最初に簡単な自己紹介をします。

例)
【社内メールの場合】
「広報課の鈴木でございます。人事部の佐藤さんのご紹介でメールしました」

【社外メールの場合】
「ABC株式会社の鈴木と申します。突然メールをお送りするご無礼をお許しください」

迅速に返信する

返事を急いでいないようなメールでも、

私は「読みました」という返信をいったん入れることにしています。

相手にとって、メールが届いているのか読んだのか、

分からないままは不安だと思うからです。

特に返事を必要としないメールでも、

「本件、承知いたしました。」と返信しておくだけで、気持ちが伝わります。

返信するときは、件名はそのままで。一連のやり取りが終わるまでは件名は変えません。

CC、BCCを適切に使う

CCとは:他の人にも内容を共有したいときに使います。メールを受け取った全員のメールアドレスが分かります。

BCCとは:他の人にも内容を共有したいときに使います。自分以外の誰に送っているかは分かりません。

送付内容にあまり関係ない人にまでCCを送ると、

かえって迷惑をかけることもあります。

CCをつけることによって、

「自分にも把握しておけってこと?」と思われることも。

部署内で情報を共有しておきたい場合など、適切な人にだけCCをつけましょう。

冷静に書く

メールは、手紙と違ってすぐに送信できますから、

感情がストレートに出てしまいがちです。

文章だけなので、勘違いされることもあります。

感情的に書いてしまったメールは、送信せず一旦保存して、

冷静になってから読み返してみます。

ビジネスメールはあくまでも仕事上のコミュニケーションのためのものです。

個人的な感情をぶつけることはNGです。

絵文字は使わない

ビジネスメールでは、近しい人であっても絵文字は避けます。

親近感を伝えたい場合でも、文章で表現していきましょう。

「!」や「?」も同じです。

  • いかがいたしましょうか?
  • お願いします!

つい感情が入ってつけてしまいそうになりますが、

ビジネスの場においては不向きです(あまり賢そうにみられません・・・)

文章はすべて「。」で終わらせます。

  • いかがいたしましょうか。
  • お願いします。

ビジネスメールの送信前に必ずチェックを!

基本的なメールのマナー

送信する前に、必ず相手の立場になって読み返すことをおすすめします。

この内容のメールを受け取った相手がどう思うか、想像してみましょう。

  • 必要な情報は全て書かれていますか?
  • 無駄な情報が入っていませんか?
  • 宛先は間違っていませんか?
  • 件名は内容が分かるものになっていますか?

送ってしまったら取り返しがつきません。

もう一度よく確認しましょう。

ビジネスメールのマナーとルール(まとめ)

いかがでしたか?

私が今までに心がけてきたマナーをまとめました。

  • CC、BCCは関係のない人には送らない
  • 返信を必要としない場合でも、読んだことを一言返信しておく
  • 絵文字は使わない(ビックリマークもはてなマークも)
  • 送信前には必ず何度かチェックする

丁寧に、相手の立場に立ったビジネスメールを作成しましょう。

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