「ビジネスメールってどうやって書くんだろう。」
「ビジネスメールのフレーズを教えてほしい！」
このような悩みを解決します！
ビジネスメールは、自己流で書くと失礼にあたる場合もあります
どこに出しても恥ずかしくない、ビジネスメールの「型」をお伝えします。
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ビジネスメールフレーズ「書き出し」
○月○日の△△の件についてのご報告
まずは件名です。
件名は、内容が一目で分かるように書きます。
件名をどう書くかで、ビジネスパーソンとしての力量が測られます。
「お問い合わせ」「ご連絡」「ありがとうございます」のように、内容が分からない件名をつけると、迷惑メールと間違われてしまうかもしれません。
- 20字程度で書く
- 「〜のご報告」「〜のお願い」「〜のご提案」など、目的には必ず「お」や「ご」をつける
〇〇株式会社 営業部長〇〇様
宛名は、役職が分かる場合は、書く方が丁寧です。
部署名、担当者名が不明の場合は「〇〇株式会社御中」とします。
相手が多い場合は「各位」を使い、「プロジェクトメンバー各位」「営業部各位」とします。
社内宛てや親しみを込めたい場合は、「〇〇の皆様」としても良いです。
株式会社〇〇の△△××でございます。
メールの最後の署名欄には社名や部署名、指名などを明記しますが、冒頭でもきちんと名乗ります。
社名は「（株）」と省略しないようにしましょう。
「ございます」は最上級の丁寧語です。
○月○日のセミナーでお会いした〇〇株式会社の△△です。
いつもお世話になっております。
名乗った後に一行あけ、あいさつを書きます。
手紙で使う「拝啓」などの頭語や季節のあいさつは、メールでは省略する場合がほとんどです。
ちなみに社内メールでは、「お疲れ様です」が一般的です。
「おはようございます」は親しい間柄で使いましょう。その他は「お疲れ様です」が無難です。
今日は、〇〇の件でご連絡いたしました。
頻繁にやりとりをしている相手や近い間柄なら、「〇〇社の〇〇です」と簡単に名乗った後に、メールの目的を兼ねたあいさつをしても良いでしょう。
「〇〇について確認させていただきます。」
早速のご連絡ありがとうございます。
すぐに返信をくれた場合は、あいさつの後にこのフレーズを続けて、感謝の気持ちを伝えます。
問い合わせに答えてくれた場合は、「ご連絡」の代わりに「ご回答」と書きます。
「急な依頼にもかかわらず、ご対応ありがとうございました。」
「先日はお忙しいところ、早速のご回答をいただきありがとうございました。」
初めてご連絡いたします。〇〇の件で問い合わせさせていただきました。
初めてメールする場合に使うフレーズです。
知らない相手からのメールは、迷惑メールと間違えられ、読まれず消去される場合があります。
必ず、初めてであることを伝え、分かりやすく丁寧に伝えます。
「本日は、〇〇様のご紹介でメールさせていただきました。」
ビジネスメールフレーズ「本文」
〇〇をお願いできないでしょうか。
「お願いします」と書くと、相手の都合や意向を無視しているように受け取られます。
必ず謙虚な姿勢で、「できないでしょうか」と疑問形で書きます。
「お手数ではございますが、〇〇をお願いできませんでしょうか。」
ご無理を承知で申し上げますが・・・
無理なお願いをするときに使うフレーズです。
「価格交渉」や「期日の変更」など、相手に大きな負担をかける場合は、丁寧に依頼します。
「お伝えしにくいことなのですが、一つお願いがあり、このようなメールを書かせていただきました。」
かなり厳しいご依頼ですが・・・
今度は、無理なお願いをされた場合の承諾するフレーズです。
無理なお願いをあえて承諾する場合は、「今回は特別に」という意味を込めて、このフレーズを使います。
「ご事情はよく分かりました。今回に限り・・・」
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
取引先やお客さまに、こちらの企画書などを検討してほしいときに使うフレーズです。
「ご協力、よろしくお願いいたします。」
明後日、お約束の通り14時に伺います。よろしくお願いいたします。
アポイントを取った側は、事前に日時をメールか電話で確認しておくと、お互い安心です。
「よろしくお願いいたします。」というフレーズを忘れないように入れておきましょう。
詳細につきましては、添付の〇〇をご確認ください。
資料を添付した場合は、必ずそのことを伝えて確認してもらいす。
逆に受け取った側は、「添付の資料、確かにいただきました」と返信します。
重要資料などは、パスワードをつけることがあります。その場合は別メールでパスワードのみ知らせましょう。
ご配慮、ありがとうございます。
先方がこちらに何かしてくれたときは、結果がどうであれ、まずお礼の言葉を書きましょう。
「ありがとうございます。大変助かりました。」
確かに承りました。
承諾する場合のフレーズです。
この後に、「お役に立てれば幸いです。」と添えれば、喜んで協力するという姿勢が伝わりますね。
「承知いたしました。」
「かしこまりました。」
お詫びの言葉もございません。
謝るときのフレーズです。
ミスの原因について言い訳をしないようにします。
心から反省していることを伝え、誠心誠意謝罪します。
「多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
「心よりお詫び申し上げます。このようなことが二度と起きないよう、注意いたします。」
お約束の期日を過ぎておりますが・・・
催促する場合のフレーズです。
依頼した件の返答がもらえない、支払いが遅れているといった場合に使います。
あくまでもビジネスなので、低姿勢で催促しましょう。
「その後いかがでしょうか。状況をお聞かせいただければ幸いです。」
誠に申し訳ございませんが、ご期待に沿いかねます。
断るときのフレーズです。
「断るのはこちらの力量不足」という意味合いを添えながら、丁寧に断ります。
「ご容赦のほど、お願い申し上げます。」
「ご要望にはお応えできない状況です。」
ビジネスメールフレーズ「結びのあいさつ」
今後とも、よろしくお願いいたします。
一般的な結びのあいさつです。
礼儀正しいあいさつで締めます。
「以上、よろしくお願いいたします。」
お手数ですが、ご確認の上、返信をお願いいたします。
返信が欲しい場合のフレーズです。
こちらからの提案に対する返答がほしいときなど、相手に手を煩わせる場合は、丁寧にお願いします。
「お忙しいところ恐縮ですが、返信をお願い申し上げます。」
以上、お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
対応をお願いしたいときに使うフレーズです。
本文でしっかり内容を伝えた後に、再度丁寧にお願いしてメールを締めます。
「ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」
では、またご連絡いたします。
次回もこちらからメールをする場合に使うフレーズです。
途中経過の報告など、その時点では返信をもらう必要がなく、再度こちらから連絡する予定の場合に使います。
「〇〇が出来次第、ご連絡させていただきます。」
取り急ぎお礼まで。
お礼の言葉は対面か電話で述べる方が良いのですが、メールで済ませる場合は、この言葉で締めます。
次回その人に会ったときに、改めて口頭でお礼を言いましょう。
「取り急ぎご連絡まで。」
「取り急ぎご報告まで。」
ビジネスメールで使えるフレーズ（まとめ）
ビジネスメールで使えるフレーズを紹介しました。
メールの文章が書けないという悩みを解決できましたね。
メールは仕事上のコミュニケーション手段として欠かせないものです。
メールは、電話や会話と違って、後に残ります。
また、上司などにチェックされにくく、気軽にやりとりできてしまうので、知らず知らずに相手に失礼な言葉を使っているかもしれません。
話し言葉以上に丁寧な言葉を選んで、相手に不快な思いをさせてしまわないよう、今一度確認しておきましょう！
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