社外とのやりとりもバッチリ!今すぐ使えるビジネスメールの書き方

ビジネスメール社外
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「ビジネスメールってどうやって書くんだろう。」
「ビジネスメールのフレーズを教えてほしい!」

このような悩みを解決します!

ビジネスメールは、自己流で書くと失礼にあたる場合もあります

どこに出しても恥ずかしくない、ビジネスメールの「型」をお伝えします。

ビジネスメールのフレーズ集、ぜひパソコンの傍に置いてお使いください!

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引用元:【オンスク.JP】
目次

ビジネスメールフレーズ「書き出し」

ビジネスメールフレーズ

○月○日の△△の件についてのご報告

まずは件名です。

件名は、内容が一目で分かるように書きます。

件名をどう書くかで、ビジネスパーソンとしての力量が測られます。

「お問い合わせ」「ご連絡」「ありがとうございます」のように、内容が分からない件名をつけると、迷惑メールと間違われてしまうかもしれません。

  • 20字程度で書く
  • 「〜のご報告」「〜のお願い」「〜のご提案」など、目的には必ず「お」や「ご」をつける

〇〇株式会社 営業部長〇〇様

宛名は、役職が分かる場合は、書く方が丁寧です。

部署名、担当者名が不明の場合は「〇〇株式会社御中」とします。

相手が多い場合は「各位」を使い、「プロジェクトメンバー各位」「営業部各位」とします。

社内宛てや親しみを込めたい場合は、「〇〇の皆様」としても良いです。

株式会社〇〇の△△××でございます。

メールの最後の署名欄には社名や部署名、指名などを明記しますが、冒頭でもきちんと名乗ります。

社名は「(株)」と省略しないようにしましょう。

「ございます」は最上級の丁寧語です。

○月○日のセミナーでお会いした〇〇株式会社の△△です。

いつもお世話になっております。

名乗った後に一行あけ、あいさつを書きます。

手紙で使う「拝啓」などの頭語や季節のあいさつは、メールでは省略する場合がほとんどです。

ちなみに社内メールでは、「お疲れ様です」が一般的です。

「おはようございます」は親しい間柄で使いましょう。その他は「お疲れ様です」が無難です。

今日は、〇〇の件でご連絡いたしました。

頻繁にやりとりをしている相手や近い間柄なら、「〇〇社の〇〇です」と簡単に名乗った後に、メールの目的を兼ねたあいさつをしても良いでしょう。

「〇〇について確認させていただきます。」

早速のご連絡ありがとうございます。

すぐに返信をくれた場合は、あいさつの後にこのフレーズを続けて、感謝の気持ちを伝えます。

問い合わせに答えてくれた場合は、「ご連絡」の代わりに「ご回答」と書きます。

「急な依頼にもかかわらず、ご対応ありがとうございました。」

「先日はお忙しいところ、早速のご回答をいただきありがとうございました。」

初めてご連絡いたします。〇〇の件で問い合わせさせていただきました。

初めてメールする場合に使うフレーズです。

知らない相手からのメールは、迷惑メールと間違えられ、読まれず消去される場合があります。

必ず、初めてであることを伝え、分かりやすく丁寧に伝えます。

「本日は、〇〇様のご紹介でメールさせていただきました。」

ビジネスメールフレーズ「本文」

ビジネスメールフレーズ

〇〇をお願いできないでしょうか。

「お願いします」と書くと、相手の都合や意向を無視しているように受け取られます。

必ず謙虚な姿勢で、「できないでしょうか」と疑問形で書きます。

「お手数ではございますが、〇〇をお願いできませんでしょうか。」

ご無理を承知で申し上げますが・・・

無理なお願いをするときに使うフレーズです。

「価格交渉」や「期日の変更」など、相手に大きな負担をかける場合は、丁寧に依頼します。

「お伝えしにくいことなのですが、一つお願いがあり、このようなメールを書かせていただきました。」

かなり厳しいご依頼ですが・・・

今度は、無理なお願いをされた場合の承諾するフレーズです。

無理なお願いをあえて承諾する場合は、「今回は特別に」という意味を込めて、このフレーズを使います。

「ご事情はよく分かりました。今回に限り・・・」

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

取引先やお客さまに、こちらの企画書などを検討してほしいときに使うフレーズです。

「ご協力、よろしくお願いいたします。」

明後日、お約束の通り14時に伺います。よろしくお願いいたします。

アポイントを取った側は、事前に日時をメールか電話で確認しておくと、お互い安心です。

「よろしくお願いいたします。」というフレーズを忘れないように入れておきましょう。

詳細につきましては、添付の〇〇をご確認ください。

資料を添付した場合は、必ずそのことを伝えて確認してもらいす。

逆に受け取った側は、「添付の資料、確かにいただきました」と返信します。

重要資料などは、パスワードをつけることがあります。その場合は別メールでパスワードのみ知らせましょう。

ご配慮、ありがとうございます。

先方がこちらに何かしてくれたときは、結果がどうであれ、まずお礼の言葉を書きましょう。

「ありがとうございます。大変助かりました。」

確かに承りました。

承諾する場合のフレーズです。

この後に、「お役に立てれば幸いです。」と添えれば、喜んで協力するという姿勢が伝わりますね。

「承知いたしました。」

「かしこまりました。」

お詫びの言葉もございません。

謝るときのフレーズです。

ミスの原因について言い訳をしないようにします。

心から反省していることを伝え、誠心誠意謝罪します。

「多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」

「心よりお詫び申し上げます。このようなことが二度と起きないよう、注意いたします。」

お約束の期日を過ぎておりますが・・・

催促する場合のフレーズです。

依頼した件の返答がもらえない、支払いが遅れているといった場合に使います。

あくまでもビジネスなので、低姿勢で催促しましょう。

「その後いかがでしょうか。状況をお聞かせいただければ幸いです。」

誠に申し訳ございませんが、ご期待に沿いかねます。

断るときのフレーズです。

「断るのはこちらの力量不足」という意味合いを添えながら、丁寧に断ります。

「ご容赦のほど、お願い申し上げます。」

「ご要望にはお応えできない状況です。」

ビジネスメールフレーズ「結びのあいさつ」

ビジネスメールフレーズ

今後とも、よろしくお願いいたします。

一般的な結びのあいさつです。

礼儀正しいあいさつで締めます。

「以上、よろしくお願いいたします。」

お手数ですが、ご確認の上、返信をお願いいたします。

返信が欲しい場合のフレーズです。

こちらからの提案に対する返答がほしいときなど、相手に手を煩わせる場合は、丁寧にお願いします。

「お忙しいところ恐縮ですが、返信をお願い申し上げます。」

以上、お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

対応をお願いしたいときに使うフレーズです。

本文でしっかり内容を伝えた後に、再度丁寧にお願いしてメールを締めます。

「ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」

では、またご連絡いたします。

次回もこちらからメールをする場合に使うフレーズです。

途中経過の報告など、その時点では返信をもらう必要がなく、再度こちらから連絡する予定の場合に使います。

「〇〇が出来次第、ご連絡させていただきます。」

取り急ぎお礼まで。

お礼の言葉は対面か電話で述べる方が良いのですが、メールで済ませる場合は、この言葉で締めます。

次回その人に会ったときに、改めて口頭でお礼を言いましょう。

「取り急ぎご連絡まで。」

「取り急ぎご報告まで。」

ビジネスメールで使えるフレーズ(まとめ)

ビジネスメールで使えるフレーズを紹介しました。

メールの文章が書けないという悩みを解決できましたね。

メールは仕事上のコミュニケーション手段として欠かせないものです。

メールは、電話や会話と違って、後に残ります。

また、上司などにチェックされにくく、気軽にやりとりできてしまうので、知らず知らずに相手に失礼な言葉を使っているかもしれません。

話し言葉以上に丁寧な言葉を選んで、相手に不快な思いをさせてしまわないよう、今一度確認しておきましょう!

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