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あなたどうして電話は３コール以内に取らないといけないの？
かりん秘書大丈夫ですよ。４コール目以上鳴ったら「大変お待たせいたしました」と言って電話に出ましょう！
電話に出るって、緊張しませんか？
私は今でも緊張します（笑）
だけど、３コール以内に必ず出るようにしています。
電話をいただいた相手に失礼のないよう、丁寧な言葉使いも心がけています。
では、電話対応の基本を見ていきましょう！
電話の３コール以内ってなぜ？
３コール鳴っている間は約10秒あります。それ以上待つと、あなたも「長いな」と思ってしまうこと、ありませんか？
例えば、5回以上待っても出ない場合、
「人が足りてないのだろうか」
「忙しくて取れないのだろうか」
「待たせても平気なのかな」
という心配が出てきますよね。
たったそれだけのことで、会社のイメージが大きく変わります。
逆に言うと、たったそれだけのことで良いイメージにも変えることもできるのです。
どうしても出られない場合を除き、誠意ある対応を目指すなら「３コール以内」を目指してみませんか(^^)
電話対応は会社の顔！
電話をかけた相手にとって、受けた人が誰であれ、その会社にかけていることに変わりありません。
受ける方も会社を代表しているという意識が大切です。
忙しいからといって、ぞんざいな受け答えは相手にも伝わります。
急ぎの用件にも、丁寧な言葉づかいで、迅速に対応できる心構えも必要です。
「会社の代表として受けている」ことを忘れないようにしましょう。
電話対応の基本的な手順
それでは、電話対応の基本的な手順とフレーズを見ていきましょう。
３コール以内に電話に出て名乗る
３コール以内に電話を取ります。
はい、〇〇（社名など）でございます。
４コール以上の場合は、お詫びの言葉も添えます。
お待たせいたしました。〇〇でございます。
大変お待たせいたしました。〇〇でございます。
相手が名乗ったら、復唱しながら挨拶をする
相手の名前を確認しながらあいさつをします。
〇〇様、いつもお世話になっております。
名前が聞き取れなかった場合は、
恐れ入ります。もう一度お名前をお願いできますでしょうか。
と尋ねましょう。
すみやかに取り次ぐ
取り次ぐ相手を確認して。すみやかに取り次ぎます。
課長の山田でございますね。少々お待ちください。
取り次ぐ間は、必ず保留にするのを忘れずに！
すぐに出られないときの対応
指名された人がすぐに出られず、折り返す場合は、
あいにく山田は別の電話に出ております。終わりましたらこちらからお電話を差し上げるようにいたしましょうか。
指名された人がすぐに出られず、伝言を聞く場合は、
お待たせして申し訳ございません。少々時間がかかりそうなので、よろしければご伝言を承りますが、いかがいたしましょうか？
折り返す、伝言を承るなど、あなたの提案が必要になってきますね。
指名された人が不在のとき
では次に、指名された人が不在の場合の対応を見ていきましょう。
席をはずしている場合
指名された人が席を外しているが社内にいる場合は、すぐに折り返しお電話する提案をしてみましょう。
あいにく〇〇は席を外しておりますが、すぐに戻ります。戻りましたらこちらからお電話いたしましょうか。
外出している場合
外出している場合はすぐに連絡がつくかどうか分かりません。相手の判断を仰ぎましょう。
あいにく〇〇は外出しております。3時に戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。
電話で話すときは「15時」よりも「3時」と伝えた方が分かりやすいですね。
会議中の場合
会議中の場合も、まず相手に都合を尋ねます。
恐れ入ります。あいにく〇〇は会議中でございます。○時に終わる予定ですが、お急ぎでしょうか。
欠勤・休暇・すでに帰宅した場合
休んでいることや帰ってしまったということを伝えるだけでなく、少しの配慮を添えましょう。
あいにく〇〇は本日休みをとっております。差し支えなければ、ご用件を承りますが。
こんな言い方はNG！社内用語は使わない
社内用語を使ってしまっていませんか？
こんな言葉も社内用語になりますので、要注意です。
「直帰」「直行」や「販売促進部」を略して「販促部」などの縮めた言い方は、基本的に使用しません。
- あいにく本日は直帰させていただいております。
- 〇〇は本日工場へ直行する予定です。
つい言ってしまいがちですね。正しく言い換えるとこのようになります。
- 本日は外出先から戻りません。
- 本日は工場へ直接伺う予定です。
これも大事！伝言メモのポイント
- 誰あてのメモか
- 誰からの電話か。漢字が分からない場合はカタカナで
- 用件
- 電話を受けた日時
- 電話を受けた人（あなた）の署名
用件は、先方からまた電話があるのか、こちらからかけるのかなどが分かるよう、簡潔にまとめておきます。
電話は３コール以内で出ましょう！（まとめ）
すぐに使える電話対応のフレーズを紹介しました。
- 会社の代表として受けていることを忘れずに
- 丁寧な受け答えで
- 社内用語は使わない
- 伝言メモは正確かつ簡潔に
「電話は３コール以内で出る」ということが、会社やあなたのイメージアップにつながります。
大きなビジネスチャンスにつながる可能性もあるかもしれません。
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