あなたは、「秘書」という仕事をしたことがありますか？
実は、秘書は大半のことを「知らないふり」にしないといけないのです。
え、知らないふり？
と思われたかもしれません。
今回は、秘書のあるある「知らないふり」を紹介しますね。
「知らないふり」ってなに？
知らないふりをすることは、秘書の重要な仕事であり、技術です。
秘書は、会社にまつわる事項を多く取り扱います。
人事の話や経営の話はいつも聞いている状況です。
そこで、「あわよくば情報を聞き出してみよう」と思っている人は、周りに必ずいます。
そんな人が何かを聞いてきても、決して情報を漏らしてはならないのです。
そこで役立つのが「知らないふり」。
私はこの技をよく使います（笑）。
「あの秘書、こんなことも知らないのか」と思われてもいいんです。
上司が仲良くしているお知り合いが来たとしても、
上司の出張の予定やプライベートな話を一切してはいけません。
「知らないふり」で会社情報を守る
秘書は、雇用主の機密情報を守るという、重要な役割があります。
例えば、上司が秘書に対して、ある情報を他の社員と共有しないように指示した場合、
秘書はその情報を誰に聞かれても漏らさないようにしなければなりません。
つまり、何も知らないかのように振舞わなければならないのです。
そうすることで、会社の機密情報は守られ、
あなたの上司は安心してあなたに相談するでしょう。
秘書は、上司に信頼されて成り立っている仕事です。
秘書が 「知らないふり」をしなければならない、よくある状況
秘書は、知らないふりをしなければならない状況に多く遭遇します。
よくある状況には、次のようなものがあります。
- クライアントから、共有する権限がない情報を提供するように頼まれる。
- 新入社員が会社の機密情報について質問してきた。
- 人事考課の結果をそれとなく聞いてくる。
これらのどのような状況においても、秘書は、沈黙を守らないといけません。
「知らないふり 」を成功させるコツ
それでは、もしあなたが秘書で、知らないふりをしなければならない状況に陥った場合、
成功させるためのヒントをいくつかご紹介します。
- 常に冷静な態度で話す。
- ポーカーフェイスを保ち、必要な場合は沈黙を守る。
- たとえそれが最善の行動と思われる場合でも、虚偽の情報を提供しないようにする。
- プロ意識を持ち、個人的な意見を述べることは控える。
少し難しいかなと思われるかもしれませんが、
意識することで自然にできるようになってきますよ。
まとめ
人間というのは、どうしても、
「あ、それ知ってる」と言いたくなってしまうものです。
人事情報や経営方針など、多くの貴重な情報を持っていたらなおさらかもしれません。
そこをグッとこらえて、
「そうなんですか？！知らなかったです！」
と真顔で言えるぐらいになれるといいですね。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
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