見やすい議事録の書き方は？例文付きで分かりやすく解説

議事録の作成担当になったのに、書き方が分からない・・・という人のために、

見やすい議事録の書き方や手順を分かりやすく紹介します。

書き方のポイントさえ分かれば、サクッと手っ取り早く書けるようになりますよ。

週に1〜２回、議事録を作成しています

ポイントをおさえて見やすい議事録にしよう

議事録は、会議の決定事項を残しておく書類です。

ポイントを頭に入れておけば、会議中でも整理しながらメモができます。

ポイント

では、サンプルを見てみましょう。

見やすい議事録になっている？サンプルを紹介

会議の形態によって書き方が変わってきますが、今回は、

• 社内会議
• 総会

の2種類に絞ってお伝えします。まずはサンプルを紹介します。

社内会議の議事録

社内で共有する議事録はできるだけ簡潔に書きます。

では次に、総会や理事会の議事録を紹介します。

総会の議事録

総会の議事録は、社内会議の議事録と違って、流れがガラッと変わります。

書き終えたら、議長と議事録署名人に署名捺印をしてもらいます。

見やすい議事録に仕上げるための工夫

会議中のメモの取り方

会議中に飛びがう話の要点を聞き取り、メモをとります。

誰が言ったか、その決定事項を誰が進めるのかを必ずメモしておきます。

話を全てメモする必要はありません。

メモを取ることに集中しすぎると、話の全体像が見えてきません！話をよく聞いて、要点だけをメモします。

また、この議事録は誰が共有するのかも確認が必要です。

出席者だけが共有するのか、外部の関係者とも共有するのか、最初に確認しておきます。

そうすることで、頭の整理がつき、書き方がガラッと変わります。

録音は必須

私は許可を取った上で、必ずレコーダーで録音します。

そして、会議後に分からなくなってしまったところだけを聞き直します。

全部聞きながら作成するのは時間がかかりすぎてしまうので、会議本番中になるべくメモをたくさんとり、

聞き直さなくても仕上げられるようにすることがベストです。

会議で使っています。USBで直接パソコンに差し込めるのでとケーブル不要！

録音する場合は必ず会議の主催者に許可を得ておきましょう。

結論を必ず確認する

私がよくやってしまう失敗は、

その場では結論が出たように思えても、会議後よく考えたら決定していなかったな・・・と思うことが。

決定していないなら、保留という結論が必要です。

分からないときは、しっかりと結論を確認しておきましょう。

※総会では、書記が口を出せる場面がないと思いますので、分からなければあとから上司等に確認しましょう。

忘れないうちに作成する

会議後は、内容の記憶が残るうちに議事録を作成してしまいます。

数日経ってしまうと、どうしても思い出せないところもありますし、

決定内容を、早めに関係者に共有しておかないといけません。

できるだけ、当日か翌日までには作成し、共有しておきましょう。

私はノートパソコンを使ってメモを取るようになってから、打ち直す必要が最小限になり、時短できるようになりました。

関係者に議事録を渡す

議事録が完成したら早めに関係者に配布します。

メールの場合はワードをPDFにしてから送信しています。

PDFで送ることにより、書き変え防止になります。

ファイル名は、「20230110 第１回新商品企画会議議事録」のように、日付と会議名をつけておきます。

欠席者にも忘れずに配布しましょう。

社外の人へ議事録をメールで送る場合

〇〇株式会社
総務部　〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇研究所の〇〇です。

メールの本文は、上記のように自己紹介をしてから書き出します。

最後に署名もつけると思いますが、自己紹介は初めに必ずしておきましょう。

議事録の書き方　まとめ

会議の議事録担当になると仕事量が増え大変ですが、書くことにより理解が深まります。

メモの取り方一つでも、書く時間がぐんと短縮されますので、

日頃から要点を捉えたメモの取り方をしていると良いでしょう。