シンポジウムとフォーラムの違いは？知っておくべき会議の形式

こんにちは。秘書の仕事をしているかりんと申します。

さて、ひとくちに「会議」と言っても、たくさんの形式があります。

会議の内容によって、テーブルセッティングや議事録の書き方まで変わってきますね。

それでは、どのような会議の形式があるのか、どんな違いがあるのか、

また会議でよく使われる用語はどんなものがあるのかを見ていきましょう！

よく使われる会議の形式

円卓会議

席次など気にせずに自由に話し合う形式。

フリートーキングともいい、20人ぐらいが限度です。

パネル・ディスカッション

事前に選ばれた意見が異なるパネリストが聴衆の前で討論し、その後、聴衆から意見や質問を受ける形式で行います。

視野の広い見解を求め、お互いの知識を広げる目的を持つ会議に向いています。

シンポジウム

公開討論会。あるテーマについて数人の専門家が異なった立場でそれぞれ意見を発表し、聴衆と質疑応答する形式。

学術会議でよく用いられます。

フォーラム

公開討論会。一つの話題を中心に討論します。

参加者全員で意見交換をします。

バズ・セッション

参加者が6〜12人ぐらいのグループに分かれて、一定時間テーマについて話し合います。

その後、各グループの代表者が意見や主張を発表します。

ブレーンストーミング

参加者が自由にアイデアを発表します。

他人が出したアイデアを利用して発想を広げたり、実現できそうもないことでも発表して良い会議です。

商品やキャッチフレーズを決めるときなどによく使われます。

他人の意見やアイデアを批判してはいけないなどのルールがあります。

よく使われる会議の用語

招集

会議のためにメンバーを集めること。

一般的には「招集」ですが、国会では「召集」が使われます。

議案

会議で審議する事項のこと。

議案が複数ある場合は、「１号議案」「第２号議案」などと番号を付けます。

定足数

会議が成立するために必要な最低人数のこと。

定足数に満たしていない場合は会議は成立しません。

動議

会議中に、予定された議案以外の事項を議事として取り扱うよう議員が発議すること。

採決

議案の可否を決めること。議決とも言います。挙手、起立、投票などの方法で出席者の意思を確認します。

諮問・答申

上級者（組織）が下級者（組織）や学識経験者などに特定の問題について意見を求めることを諮問、それに対する回答を答申と言います。

答申を出す期間を諮問機関、諮問委員会などといいます。

分科会

全体会議などの下に設けられた、専門分野ごとの小会議のことで、小委員会ともいいます。

会議のマメ知識

議長は採決に加わる？

議長は１票持っているのでしょうか？

議長は採決には加わりません。

しかし、賛否同数になった場合は、議長が採決のための投票権を行使することができます。

これをキャスティングボードといいます。

議決権行使書と委任状の違いは？

議決権行使書は、事前に知らされている議案について賛否を記載して提出します。これにより、欠席でも議決権を行使できます。

委任状は、議案についての賛否を代理人に委ねるものです。

私が作った書式です

議決権行使書兼委任状

これをハガキに印刷し、返送してもらいます。

会議の形式　まとめ

一般的な会議の形式と用語を紹介しました。

上司が外部の会議に出席する際、会議の形式を心得ておくと荷物や資料の準備などに役立ちます。

会議の用語は、議事録作成に必要なものばかりです。

ぜひあなたのお仕事にお役立てください！

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