読者さま議事録の書き方が分からない！
- 議事録を作成したことがない人
- 議事録作成にいつも時間がかかりすぎる人
- もっと分かりやすい議事録を作成したいと思っている人
議事録の作成担当になったのに、書き方が分からない・・・という人のために、
見やすい議事録の書き方や手順を分かりやすく紹介します。
書き方のポイントさえ分かれば、サクッと手っ取り早く書けるようになりますよ。
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ポイントをおさえて見やすい議事録にしよう
議事録は、会議の決定事項を残しておく書類です。
ポイントを頭に入れておけば、会議中でも整理しながらメモができます。
ポイント
- 箇条書きにする
- 公正で客観的、具体的かつ正確に
- 要点だけを簡潔に記録する
- 決定事項、未決事項、保留事項に分けて書く
- 欠席者にも分かるように書く
では、サンプルを見てみましょう。
見やすい議事録になっている？サンプルを紹介
会議の形態によって書き方が変わってきますが、今回は、
- 社内会議
- 総会
の2種類に絞ってお伝えします。まずはサンプルを紹介します。
社内会議の議事録
第１回新商品企画会議議事録
1. 日 時 令和○年○月（火） １０：００〜１２：００
2. 場 所 第１会議室
3. 出席者 営業企画部 丸山、山田、伊藤、武藤
第１営業部 佐藤、田村
企画部 須山、佐々木、西岡
4. 議 題 新商品ヘアオイルの企画
5. 決定事項
(１）活発に議論され、方向性について下記合意事項が得られた。
（２）合意事項については、参加者が具体的な方法や内容を考慮し、次回会議で発表・検討する。
（３）合意事項以外のアイデアについても、あれば次回会議に持ち寄る。
6. 方向性についての合意事項
（１）今年のトレンド色をフィーチャーしたボトルで展開する。
（２）他社や自社既存商品との差別化を狙い、ターゲットを絞る
（３）広告媒体、販促方法を工夫する。
7. 次回の予定
令和○年○月○日（火）１０：００〜 場所は追って連絡。
以上
議事録作成者：企画部 西岡
社内で共有する議事録はできるだけ簡潔に書きます。
では次に、総会や理事会の議事録を紹介します。
総会の議事録
第１回通常総会議事録
1. 日 時 令和○年○月（火） １０：００〜１２：００
2. 場 所 東京都〇〇区〇〇町〇〇番地 ○階
3. 総数 〇〇名 うち参加者〇〇名（出席者〇〇名、議長委任者〇〇名）
4. 審議事項
第１号議案 令和３年度事業報告ならびに活動報告の承認について
第２号議案 令和４年度事業計画ならびに活動予算の承認について
第３号議案 役員の改選について
5. 議事の経過の概要及び議決の結果
【定数確認と開会宣言】
事務局長より、本日の通常総会は定数を満たしたので有効に成立する旨が告げられ、開会を宣した。
【議長の選任】
事務局案として、議長に〇〇会員を選出。満場一致で選出され、下記議案につき審議した。
【議事録署名人の選出】
議長は、議事録署名人として、〇〇氏と〇〇氏の2名を指名した。
【議事】
第１号議案 令和３年度事業報告ならびに活動報告の承認について
事務局からの説明および〇〇監事からの監査報告があり、これを議場に諮ったところ、満場意義なく本件は可決された。
第２号議案 令和４年度事業計画ならびに活動予算の承認について
事務局からの説明後、〇〇理事よりSDG’sの取り組みは盛り込まれているかとの質問があり、来年度に持ち越し検討することが示された。議長は、これについて賛否を諮ったところ、一同意義なく承認した。
第３号議案 役員の改選について
現役員と監事が今月末で任期満了を迎える。議長は、全員の再任について了承を求めたところ、一同意義なく賛同した。
理事 〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、・・・
監事 〇〇 〇〇、
選任された理事及び監事は、それぞれ就任について承諾した。
以上の議事の結果を明確にするために経緯と結果を記載し、
議長ならびに議事録署名人は、記名押印する。
総会の議事録は、社内会議の議事録と違って、流れがガラッと変わります。
書き終えたら、議長と議事録署名人に署名捺印をしてもらいます。
見やすい議事録に仕上げるための工夫
会議中のメモの取り方
会議中に飛びがう話の要点を聞き取り、メモをとります。
誰が言ったか、その決定事項を誰が進めるのかを必ずメモしておきます。
話を全てメモする必要はありません。
また、この議事録は誰が共有するのかも確認が必要です。
出席者だけが共有するのか、外部の関係者とも共有するのか、最初に確認しておきます。
そうすることで、頭の整理がつき、書き方がガラッと変わります。
録音は必須
私は許可を取った上で、必ずレコーダーで録音します。
そして、会議後に分からなくなってしまったところだけを聞き直します。
全部聞きながら作成するのは時間がかかりすぎてしまうので、会議本番中になるべくメモをたくさんとり、
聞き直さなくても仕上げられるようにすることがベストです。
かりん昔は、録音を全部聞き直していたので、
一つの議事録を作成するのに2〜3日ぐらいかかっていました・・・
会議で使っています。USBで直接パソコンに差し込めるのでとケーブル不要！
ポチップ
結論を必ず確認する
私がよくやってしまう失敗は、
その場では結論が出たように思えても、会議後よく考えたら決定していなかったな・・・と思うことが。
決定していないなら、保留という結論が必要です。
分からないときは、しっかりと結論を確認しておきましょう。
〇〇で決定ということでよろしいですか？
それとも保留ということでしょうか？
※総会では、書記が口を出せる場面がないと思いますので、分からなければあとから上司等に確認しましょう。
忘れないうちに作成する
会議後は、内容の記憶が残るうちに議事録を作成してしまいます。
数日経ってしまうと、どうしても思い出せないところもありますし、
決定内容を、早めに関係者に共有しておかないといけません。
できるだけ、当日か翌日までには作成し、共有しておきましょう。
関係者に議事録を渡す
議事録が完成したら早めに関係者に配布します。
メールの場合はワードをPDFにしてから送信しています。
ファイル名は、「20230110 第１回新商品企画会議議事録」のように、日付と会議名をつけておきます。
欠席者にも忘れずに配布しましょう。
社外の人へ議事録をメールで送る場合
〇〇株式会社
総務部 〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇研究所の〇〇です。
メールの本文は、上記のように自己紹介をしてから書き出します。
最後に署名もつけると思いますが、自己紹介は初めに必ずしておきましょう。
議事録の書き方 まとめ
会議の議事録担当になると仕事量が増え大変ですが、書くことにより理解が深まります。
メモの取り方一つでも、書く時間がぐんと短縮されますので、
日頃から要点を捉えたメモの取り方をしていると良いでしょう。
- メモは要点を捉えて書く
- 録音は必ずしておく
- 結論を必ず確認する
- 早めに作成する（当日がベスト）
- メールで配布する場合はPDFで
かりん数をこなすことで慣れていきましたよ！頑張りましょう！
- 議事録の録音を忘れた！
- すぐに文字にしないといけない！
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