上司を納得させるために統一したレポートを書くのは、非常に大変な作業ですよね。
今回は、効果的で説得力のあるレポートを作成するための必須アドバイスについて書いていきます。
具体的には、5W2Hについて詳しく説明し、
効率的な説明に支えられた統一的なレポートの作り方を説明します。
さらに、伝えたいことを伝えるためのコツも書いていきますので、
成功する報告書を作りたい方は、ぜひご一読ください！
5W2Hを理解する
5W2Hとは、問題の「誰が」「何を」「どこで」「いつ」「なぜ」「どのように」「どのくらい」を決めるために使われる問題解決のフレームワークです。
レポートを作成する際に、明確な指針と方向性を示すために使用されます。
まず、レポートの「誰」を決定する必要があります。
- 関係者は誰なのか？
- ステークホルダーは誰か？ ※ステークホルダーとは利害関係者のこと
- 想定読者は誰か？
報告書の関係者を理解することは、報告書が作成される背景を理解する上で重要な鍵となります。
次に、レポートの「何を」「なぜ」を決定する必要があります。
レポートの目的は何なのか。
なぜ、その報告書を書くのか？
レポートの目的を理解することは、必要なポイントをすべて網羅するために重要です。
また、レポートの “Where “と “When “も重要な要素です。
- 報告書はどこで作成されるのか？
- いつから問題が発生したのか？
- いつまでに結果を出す必要があるのか？
問題の背景を見極めることで、効果的な報告書を作成することができます。
最後に、レポートの「How」「How Much」も重要なステップです。
- 問題はどのように解決されるのか？
- その解決に必要な時間、労力、リソースはどれくらいか？
問題の詳細を知ることは、統一された報告書を作成するために必要なことなのです。
統一された報告書の作成
5W2Hを理解したら、いよいよ報告書の作成に取りかかりましょう。
統一された報告書とは、明確で、簡潔な報告書です。
明確な目的、整理された構造、よく書かれた内容を持っていなければなりません。
まず、レポートがきちんと構成されていることを確認しましょう。
報告書に必要な情報がすべて含まれていることを確認しましょう。
参考文献、引用文献、関連データなどを必ず記載しましょう。
成功する報告書を作成するためのポイント
洗練された言葉遣いを心がける必要があります。
そのためには、対象読者が誰で、どのような言葉を使えば相手に伝わるかを理解することが大切です。
過度な専門用語、決まり文句を使うのは避けましょう。
その代わり、簡潔で分かりやすい文章を心がけ、
適切で尊敬に値する言葉遣いを心がけましょう。
また、複雑なアイデアや語彙は、理解しやすいように説明することが大切です。
また、見出しや小見出しをつけ、余白をとり、適切なフォントサイズで作成しましょう。
見やすい報告書に仕上げることも重要です。
メッセージを際立たせるために、必要に応じて色や写真、グラフィックを使用しましょう。
そうすることで、より整理され、魅力的な報告書になります。
まとめ
上司を説得するための統一レポートを書くのは大変な作業ですが、
効果的で説得力のあるレポートにするために必要なステップを理解して、
上司を納得させる報告書を仕上げていきましょう。
適切で丁寧な言葉遣いを心がけ、プロフェッショナルな文書に見えるよう書式を整えましょう。
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